新入社員、新規会員の受け入れ

はじめに

新入社員の受け入れは、Akerunのオフィス利用を想定しています。
新規会員の受け入れは、Akerunの商用利用を想定しています。
基本的にはどちらも同じ対応ですが、商用利用について以下の点をご留意ください。

作業の流れ

「ICカード解錠」のみの利用を前提とした流れをご紹介いたします。
「アプリ解錠」も併用する場合は、途中の説明も合わせてご確認ください。

• 1

  新入社員^※、または新規会員^※の「ユーザー登録」をしましょう。（※以下ユーザーとします）

  詳細な手順は下記ページをご覧ください。
  ユーザーの登録方法
  
  

  「アプリ解錠」を併用する場合は、以下の手順と注意事項をご確認ください。

  ※「アプリ解錠」に関するご注意

  「アプリ解錠」を併用する場合、ICカードを自宅に忘れた時でもAkerunアプリから解錠できるメリットがあります。
  一方で、入退室履歴の「入室」「退室」の情報が取得できないというデメリットもあります。

  正確に入退室履歴を記録したい場合は、「ICカード解錠」のみの運用をおすすめします。

  ① ユーザー登録時に、メールアドレスを入力して登録しましょう。

  メールアドレスを入力して登録すると、そのメールアドレス宛てに「Akerunアカウント設定用」のメールが送信されます。（任意設定のため省略も可能ですが、できるだけ登録しましょう。）

  

  ② ユーザーに、送信されたメールアドレスを確認するよう伝えましょう。

  ※件名は「Akerunアカウント設定のご案内」です。
  送信されるメールの文面の詳細

  

• 2

  合鍵を発行しましょう

  合鍵の発行とは、ユーザーが鍵を開け閉めするための権限を与えることです。
  合鍵の発行方法

• 3

  ICカードを登録しましょう

  ICカードを登録することで、ICカードで鍵の開け閉めが可能になります。
  ICカードの登録方法

• 4

  鍵の開け閉めができるか確認してもらいましょう。

  ユーザーに鍵の開け閉めを試してもらい、問題がないか確認しましょう。
  【ICカード】で施錠・解錠する方法

  「アプリ解錠」を併用する場合は、アプリ解錠も確認しましょう。
  【Akerunアプリ】で施錠・解錠する方法

異動者の受け入れ

はじめに

社員が「①すでにAkerunを利用している場合」と「②Akerunを利用したことがない場合」の2パターンで対応が異なります。

「①すでにAkerunを利用している場合」とは、異動元の部署でもAkerunを使って鍵の開け閉めを行なっていたことを指します。
「②Akerunを利用したことがない場合」とは、異動元の部署でAkerunを利用したことがなく、ユーザー登録も行っていない状態を指します。

①すでにAkerunを利用している社員の受け入れ

1. 同じ事業所内での異動の場合

合鍵を発行しましょう
合鍵の発行方法

※グループ鍵を利用している場合は、ユーザーグループにユーザーを追加しましょう。

例：異動元と異なるオフィスだが、Akerun上の「事業所」は同じ場合

2. 異なる事業所間の異動の場合

①「事業所」へユーザーを招待しましょう。
事業所へユーザーを招待する方法

②合鍵を発行しましょう
合鍵の発行方法

※グループ鍵を利用している場合は、ユーザーグループにユーザーを追加しましょう。

例：異動元と異なるオフィスで、Akerun上の「事業所」も異なる場合

②Akerunを利用したことがない社員の受け入れ

新入社員の受け入れと同様の対応をお願いします。